Klauzula w CV może dotyczyć przetwarzania danych osobowych kandydata, ale jej potrzebę określa sposób prowadzenia konkretnej rekrutacji. Inaczej wygląda sytuacja, gdy dokument jest wysyłany bezpośrednio, a inaczej, gdy zgoda znajduje się już w formularzu lub aplikacji online; osobnego zakresu wymaga także udział w przyszłych naborach.
Kiedy klauzula w CV jest potrzebna
Klauzula w CV może dotyczyć przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych, ale jej potrzebę ocenia się w kontekście całej procedury rekrutacyjnej. Znaczenie ma nie tylko sama treść życiorysu, lecz także sposób złożenia aplikacji oraz wymagania konkretnego pracodawcy.
Odrębna klauzula w pliku CV może nie być konieczna, gdy formularz aplikacyjny lub checkbox wyraźnie obejmuje przetwarzanie danych na potrzeby danej rekrutacji. Wymóg może też zależeć od tego, czy pracodawca wskazał własne brzmienie klauzuli albo określił, jakie elementy powinny znaleźć się w dokumentach. Dlatego przed wysłaniem aplikacji trzeba odczytać zasady opisane w ogłoszeniu i formularzu.
Treść klauzuli dotyczącej bieżącej rekrutacji
Klauzula dotycząca bieżącej rekrutacji powinna określać cel przetwarzania danych, czyli udział w rekrutacji na stanowisko, którego dotyczy aplikacja. W treści można również wskazać nazwę firmy przetwarzającej dane kandydata.
Jeżeli CV zawiera dodatkowe informacje, takie jak fotografia lub zainteresowania, warto uwzględnić je w zgodzie w sposób odpowiadający ich dobrowolnemu przekazaniu. Klauzula może więc obejmować:
- przetwarzanie danych na potrzeby rekrutacji na wskazane stanowisko;
- nazwę firmy, której przekazywane są dane;
- dobrowolnie podane dane dodatkowe, jeśli mają być objęte zgodą.
To podstawowa formuła odnosząca się do aktualnego procesu, a nie uniwersalny wzór prawny. Ostateczne brzmienie powinno uwzględniać informacje przekazane kandydatowi przez administratora danych.
Zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach
Zgoda na przyszłe rekrutacje powinna być zapisana odrębnie i wyraźnie, ponieważ zgoda dotycząca bieżącego naboru obejmuje tylko proces na wskazane stanowisko. Można użyć sformułowania: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych”.
Zakres zgody warto odnieść do konkretnej firmy. Zgoda udzielona jednemu administratorowi nie obejmuje innego pracodawcy ani odrębnego podmiotu prowadzącego rekrutację. Bez takiego rozszerzenia dane nie są objęte zgodą na udział w kolejnych naborach po zakończeniu bieżącego procesu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez konieczności podawania przyczyny.
Dopasowanie klauzuli do wymagań pracodawcy
Treść klauzuli należy dopasować do sposobu prowadzenia konkretnej rekrutacji. Jeżeli ogłoszenie lub formularz zawiera wskazane przez pracodawcę brzmienie zgody, należy zastosować właśnie tę treść, zwłaszcza gdy wymaga ona nazwy firmy albo odniesienia do określonego stanowiska.
W aplikacji online zgoda może być wyrażana bezpośrednio w formularzu, na przykład przez zaakceptowanie odpowiedniego pola lub przycisku. W takiej sytuacji dodatkowa klauzula w pliku CV może nie być potrzebna. Przy naborze do urzędu lub służby cywilnej trzeba natomiast uwzględnić możliwość wymogu odrębnego oświadczenia; samo CV nie zastępuje dokumentu wskazanego przez właściwą instytucję.
Umiejscowienie klauzuli i unikanie nieaktualnych sformułowań
Najczęściej właściwym miejscem jest stopka CV, dzięki czemu klauzula pozostaje czytelna i nie konkuruje z informacjami o doświadczeniu ani wykształceniu. W przypadku wielostronicowego dokumentu część źródeł zaleca powtórzenie jej na każdej stronie, aby nie została oddzielona od treści aplikacji.
Warto usunąć formuły odwołujące się do ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 roku. Po wejściu w życie RODO takie brzmienie jest uznawane za nieaktualne, dlatego nie powinno być automatycznie przenoszone ze starych wzorów CV. Ostateczne sformułowanie należy zachować w wersji zgodnej z wymaganiami konkretnej rekrutacji.