Przygotowanie CV wymaga rozróżnienia danych potrzebnych do identyfikacji i oceny kandydatury od informacji prywatnych, nadmiarowych lub wrażliwych. W standardowym dokumencie zwykle wystarczają podstawowe dane kontaktowe oraz informacje o wykształceniu, kwalifikacjach i doświadczeniu związane ze stanowiskiem, natomiast PESEL, numer dokumentu tożsamości czy rachunku bankowego nie są potrzebne. Data urodzenia, zdjęcie i pełny adres mają fakultatywny charakter i zależą od adekwatności do konkretnej rekrutacji.
Dane osobowe, które należy podać w CV
W podstawowym CV zwykle wystarczą imię i nazwisko, wybrane dane kontaktowe oraz informacje pozwalające ocenić przygotowanie do konkretnej pracy. Do kontaktu najczęściej podaje się numer telefonu i adres e-mail; dodatkowe kanały warto uwzględnić tylko wtedy, gdy są przydatne w rekrutacji.
Trzon części zawodowej powinny stanowić informacje o wykształceniu, kwalifikacjach, doświadczeniu i przebiegu zatrudnienia związanych ze stanowiskiem. Zakres należy dopasować do ogłoszenia, zamiast przedstawiać pełną historię edukacji i pracy. Przepisy wskazują dane, których pracodawca może żądać, ale nie oznacza to obowiązku umieszczania wszystkich tych informacji w CV.
Informacje, których nie trzeba umieszczać w CV
W CV warto stosować minimalizację danych: wpisywać tylko informacje potrzebne do oceny kwalifikacji i kontaktu z kandydatem. Nadmiarowe dane nie wzmacniają aplikacji, a mogą zwiększać ryzyko naruszenia prywatności lub nieuzasadnionej oceny kandydata.
- Dane identyfikacyjne: numer PESEL, numer dokumentu tożsamości, numer rachunku bankowego i pełny adres zamieszkania.
- Informacje prywatne: stan cywilny, liczba dzieci, plany rodzicielskie, imiona rodziców, nazwisko panieńskie i wyznanie.
- Dane szczególnie chronione: informacje o stanie zdrowia, poglądach politycznych oraz orientacji seksualnej.
- Dane niezwiązane z pracą: nieaktualne umiejętności, szkoła podstawowa zastąpiona późniejszą edukacją oraz doświadczenia bez związku ze stanowiskiem.
Informacja o niekaralności nie powinna trafiać do standardowego CV automatycznie. Może być wymagana tylko wtedy, gdy obowiązek jej przedstawienia wynika wprost z przepisów prawa.
Data urodzenia, zdjęcie i adres zamieszkania — kiedy je podać
Nie każdy z tych elementów jest potrzebny w CV. Data urodzenia ma charakter fakultatywny, ale może być wymagana ze względu na stanowisko lub specyfikę zawodu. W pozostałych przypadkach lepiej ją pominąć, jeśli nie wspiera celu aplikacji.
Zdjęcie w CV jest dobrowolne i nie należy do podstawowych danych kandydata. Można je dodać tylko wtedy, gdy kandydat uznaje je za adekwatne do danej rekrutacji. Pełny adres zamieszkania zwykle nie jest potrzebny — wystarczy miejscowość, jeśli wskazuje bliskość miejsca pracy lub ułatwia ocenę dostępności kandydata.
Klauzula dotycząca przetwarzania danych osobowych
Klauzula w CV powinna odzwierciedlać cel przetwarzania danych. W bieżącej rekrutacji dane mieszczące się w zakresie art. 221 Kodeksu pracy mogą być przetwarzane na podstawie przepisów, bez dodatkowej zgody kandydata. Nie ma więc jednej obowiązkowej formuły, którą należy dopisywać do każdej aplikacji.
Przyszłe rekrutacje wymagają odrębnej, dobrowolnej i jednoznacznej zgody. Powinna ona wskazywać, że CV może zostać wykorzystane także w kolejnych naborach, a nie wyłącznie przy obecnym stanowisku. Zgoda musi być konkretna i możliwa do cofnięcia; jej brak nie powinien wpływać na udział w bieżącym procesie.
Pracodawca jako administrator danych powinien przekazać kandydatowi obowiązek informacyjny. Obejmuje on między innymi cel i podstawę prawną przetwarzania, okres przechowywania danych oraz prawa przysługujące kandydatowi. Szczegółowa treść informacji może zależeć od organizacji i zakresu konkretnej rekrutacji.
Bezpieczne wysyłanie i przechowywanie CV
Bezpieczne wysłanie CV polega przede wszystkim na ograniczeniu zakresu przekazywanych danych i dostępu do dokumentu. W odpowiedzi na zwykłe ogłoszenie nie należy przesyłać skanu dowodu osobistego, prawa jazdy ani innych ważnych dokumentów. Papierowe CV warto przekazać w zaklejonej kopercie, wysłać pocztą lub umieścić w wyznaczonej skrzynce, a nie zostawiać w miejscu dostępnym dla przypadkowych osób.
Ograniczony dostęp powinien obejmować wyłącznie pracowników upoważnionych do udziału w rekrutacji i zobowiązanych do zachowania poufności. Po zakończeniu naboru dane należy usunąć, gdy nie są już potrzebne do celu rekrutacyjnego, albo przechowywać je dłużej tylko wtedy, gdy istnieje ku temu podstawa.